Sprawozdania finansowe w wersji elektronicznej

ZMIANY W USTAWIE O RACHUNKOWOŚCI

Do art. 45 ustawy o rachunkowości dodano m.in. poniżej przytoczone ustępy 1f – 1h, które weszły w życie 1 października 2018 roku:

„1f.  Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

1g.  Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

1h.  Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.”

Z informacji udostępnionych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów wynika, że struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie będą opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, a zatem sprawozdania finansowe według MSR sporządzane będą w postaci elektronicznej według wybranych przez jednostki formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej.

Analogiczne, do przedstawionych powyżej, zmiany dotyczą skonsolidowanych sprawozdań finansowych, z tym że nowelizacja nie zakłada sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych według MSR w określonej strukturze oraz formacie.

W konsekwencji, obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w określonej przez Ministerstwo Finansów strukturze i formacie dotyczy rocznych sprawozdań finansowych oraz rocznych skonsolidowanych sprawozdań finansowych jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzanych zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Zmiany w zakresie sporządzania oraz podpisywania dotyczą również sprawozdania z działalności podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS. Sprawozdanie z działalności jednostki oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (podpis zaufany).

Brak przepisów przejściowych towarzyszących omawianym zmianom w ustawie o rachunkowości oznacza, że nowe regulacje należy stosować do sprawozdań finansowych sporządzanych od 1 października 2018 roku, nawet jeśli dzień bilansowy przypadał wcześniej np. 30 września 2018 roku.

PODPISYWANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH

Tak jak do tej pory, sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki (wszyscy członkowie Zarządu). Zmianie uległa forma podpisu. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej opatrywane jest:

- kwalifikowanym podpisem elektronicznym, którego uzyskanie jest odpłatne lub

- za pomocą bezpłatnego profilu zaufanego ePUAP.

Analogicznie, sprawozdanie z działalności jednostki oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej podpisywane jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez wszystkich członków Zarządu.

Podpis kwalifikowany można zakupić u dowolnego z rekomendowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości dostawców, których lista dostępna jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. W przypadku gdy członkami Zarządu są cudzoziemcy, do podpisywania sprawozdań finansowych można użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez zagraniczne centrum certyfikacji.

SKŁADANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH DO KRS I US

Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przesyłają roczne sprawozdanie finansowe do KRS (do repozytorium dokumentów finansowych), w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w terminie ustawowym tj. w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, to zgodnie z art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, składane jest do KRS dwukrotnie: najpierw w ciągu 15 dni po terminie ustawowym, a następnie w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu. Wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym do KRS przesyłane są dokumenty wymienione w art. 69 ustawy o rachunkowości tj. sprawozdanie z badania, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdanie z działalności.

Powyższe dokumenty składane są bezpłatnie w formie zgłoszenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości, przez osobę uprawnioną do podpisywania zgłoszenia. Najnowsza nowelizacja ustawy o KRS wynikająca z ustawy z dnia 6 grudnia 2018 roku o Krajowym Rejestrze Zadłużonych wprowadziła zmiany dotyczące zgłoszeń. Zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem art. 19e ust. 2 ustawy o KRS „zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator”.

Od 1 kwietnia 2019 roku zgłoszenia będzie mógł dokonać również adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny spełniający warunki określone w art. 19e ust. 3a ustawy o KRS.

Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS nie muszą już składać sprawozdań finansowych i sprawozdań z badania do US. Zgodnie z art. 20 ust. 1g ustawy o KRS, po zamieszczeniu sprawozdania finansowego i sprawozdania z badania w repozytorium dokumentów finansowych zostaną one przesłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa KAS. Należy pamiętać, że uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe nie jest przekazywana tą drogą, a zatem spółki będące podatnikami CIT będą musiały złożyć ją dodatkowo do US w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

ZMIANY W USTAWIE O BIEGŁYCH REWIDENTACH

Nowelizacja ustawy o KRS wprowadziła do ustawy o biegłych rewidentach obowiązek sporządzania sprawozdania z badania w postaci elektronicznej i opatrywania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta. Zasada ta obowiązuje od 1 października 2018 roku i odnosi się do sprawozdań z badania dotyczących podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS. Tak sporządzone i podpisane sprawozdanie z badania jednostka przesyła do repozytorium dokumentów finansowych wraz z innymi wymaganymi dokumentami.

Autor: Anna Krzyżewska