Procedura ujawniania nieprawidłowości przez pracowników
Rodzaje zastrzeżeń objętych niniejszą Polityką
Niniejsza Polityka obejmuje sytuacje, w których osoba (zarówno pracująca dla firmy Mazars, jak i z nią współpracująca) zgłasza swoje zastrzeżenia dotyczące ryzyka, nieprawidłowych praktyk lub niezgodnego z prawem postępowania mającego wpływ na członków danego biura. Polityka ta dotyczy zastrzeżeń z następujących obszarów:
- Finanse i rachunkowość,
- Przekupstwo i korupcja,
- Praktyki antymonopolowe,
- Zagrożenie zdrowia i bezpieczeństwa,
- Zagrożenie wobec środowiska naturalnego,
- Dyskryminacja i nękanie.
Zastrzeżenia dotyczące powyższych obszarów są określane w niniejszej Polityce jako „Nieprawidłowe praktyki”. Niniejsza Polityka nie obejmuje zastrzeżeń ani skarg dotyczących stanowiska pracy zgłaszającego. Wszelkie takie zastrzeżenia lub skargi należy zgłaszać, korzystając z firmowej procedury zgłaszania skarg i zażaleń. Niniejsza Polityka nie obejmuje również ryzyka, nieprawidłowych praktyk ani niezgodnego z prawem postępowania dotyczącego obszarów niewymienionych w niniejszej sekcji i/lub mających wpływ na osoby, które nie są członkami poszczególnych biur, tj. klientów, dostawców itd.
Ochrona gwarantowana w ramach niniejszej Polityki
Stosowanie procedury ujawniania nieprawidłowości jest opcjonalne, a pracownicy biur Mazars nie będą ponosić odpowiedzialności za niezgłoszenie swoich zastrzeżeń w ramach tej procedury.
Zgodnie z tą Polityką zgłaszający nie jest zobowiązany do przedłożenia jakichkolwiek dowodów. Zgłoszenie szczerego i uzasadnianego podejrzenia występowania lub możliwości występowania nieuczciwych praktyk jest działaniem wystarczającym.
Z zastrzeżeniem zapisów Sekcji „Odpowiedzialność osobista”, pracownik biura Mazars zgłaszający zastrzeżenie przy zastosowaniu niniejszej Polityki nie będzie w konsekwencji narażony na ryzyko związane z utratą pracy ani nie będą wobec niego stosowane żadne sankcje. O ile zachowanie pracownika jest szczere i uzasadnione, to brak słuszności jego zastrzeżenia nie będzie miał znaczenia.
Mazars nie będzie tolerować represjonowania ani nękania osób zgłaszających zastrzeżenia przy zastosowaniu niniejszej Polityki. Wszystkie zarzuty takiego zachowania będą traktowane z należytą powagą i analizowane zgodnie z firmową procedurą dyscyplinarną jako potencjalne poważne uchybienie zawodowe. Każda osoba, wobec której udowodnione zostaną zarzuty represjonowania lub nękania innego pracownika zostanie zwolniona w trybie natychmiastowym, bez otrzymania rekompensaty z tytułu zwolnienia.
Odpowiedzialność osobista
Celowe stawianie fałszywych zarzutów z zastosowaniem niniejszej Polityki stanowi poważne uchybienie zawodowe i może podlegać zastosowaniu sankcji dyscyplinarnych i/lub podjęciu kroków prawnych.
Procedura postępowania w przypadku zastrzeżeń
Zastrzeżenia związane z Nieprawidłowymi praktykami można zgłaszać za pomocą poniższego Formularza (lokalne zespoły nie mają dostępu do danych ani nie mogą ich zmieniać).
Specjalista ds. zgodności Grupy Mazars [1] nawiąże kontakt wyłącznie z Radą Nadzorczą Grupy lub jej Niezależnymi członkami oraz, w zakresie, w jakim jest to niezbędne, z Zarządem Grupy. Pracownicy odpowiedzialni za odbieranie i przetwarzanie zgłoszeń dotyczących ujawniania nieprawidłowości są w każdym wypadku zobowiązani do zachowania poufności.
Istotne jest, aby pracownicy mogli zgłaszać swoje zastrzeżenia bez obaw przed konsekwencjami. Wszystkie zarzuty represjonowania na skutek takich zgłoszeń będą zatem traktowane bardzo poważnie, a wobec osób uznanych winnych represjonowania zostaną podjęte kroki dyscyplinarne.
Poufność
Wszystkie zastrzeżenia zgłoszone przy zastosowaniu niniejszej Polityki pozostaną poufne i będą znane tylko osobie zgłaszającej i Specjaliście ds. zgodności Grupy Mazars oraz, w wymaganym zakresie, każdemu innemu pracownikowi, który przyjął takie zgłoszenie. Wszystkie informacje przekazane przez zgłaszających w ramach tej procedury, w tym tożsamość, będą traktowane więc jako poufne.
W związku z tym zastrzeżeń nie można przekazywać anonimowo. Przy zgłoszeniu wymagane jest podanie informacji dotyczących tożsamości, które będą tratowane jako poufne i nie będą przekazywane osobom, których dotyczy zastrzeżenie.
W zależności od charakteru zgłaszanego zastrzeżenia firma może być zobowiązana na mocy przepisów prawnych do ujawnienia stronie trzeciej części lub wszystkich informacji. Zgłaszający zostanie poinformowany o przypadkach takiego ujawnienia.
Na etapie analizowania sprawy Specjalista ds. zgodności Grupy Mazars może zwrócić się do zgłaszającego o podanie dalszych informacji. Współpraca zgłaszającego po zgłoszeniu zastrzeżenia ma kluczowe znaczenie do należytej analizy sprawy.
Po przeanalizowaniu sprawy zgłaszający otrzyma sprawozdanie z rezultatów. Po zgłoszeniu zastrzeżenia, które w wyniku analizy okaże się uzasadnione, wnioski z analizy zostaną przekazane odpowiedniemu kierownikowi jednostki zarządczej w celu podjęcia właściwych działań.
Celowe stawianie fałszywych zarzutów dotyczących działalności biura Mazars osobom spoza jednostki będzie stanowiło poważne uchybienie zawodowe i będzie podlegało rozpatrzeniu zgodnie z procedurą dyscyplinarną. Każda osoba, wobec której udowodnione zostanie celowe stawianie fałszywych zarzutów zostanie zwolniona w trybie natychmiastowym, bez otrzymania rekompensaty z tytułu zwolnienia.
Przechowywanie dokumentacji
Centralny rejestr wszystkich zgłoszeń prowadzony będzie przez Specjalistę ds. zgodności Grupy Mazars, który może przekazywać wyniki analiz krajowemu dyrektorowi wykonawczemu oraz niezależnym dyrektorom niewykonawczym.
Zgłoszenia, które nie są objęte zakresem niniejszej Polityki zostaną natychmiast zniszczone lub będą przechowywane w odrębnym systemie. Zgłoszenia objęte niniejszą Polityką niewymagające podjęcia kroków dyscyplinarnych lub prawnych będą przechowywane przez okres dwóch miesięcy po zamknięciu analizy. Zgłoszenia wymagajcie podjęcia kroków dyscyplinarnych lub prawnych będą przechowywane do czasu zakończenia postępowania.
Mazars stosuje wszelkie należyte środki bezpieczeństwa służące ochronie danych zgromadzonych w ramach niniejszej Polityki zgodnie z Polityką prywatności oraz wszystkimi obowiązującymi przepisami.
Prawo do dostępu i modyfikacji danych
Każda osoba ma prawo do dostępu, odwołania i sprostowania własnych danych oraz, w przypadku niepoprawnych, niekompletnych lub nieaktualnych danych, do zwrócenia się o ich modyfikację lub usunięcie zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. W celu realizacji tego prawa należy skorzystać z poniższego Formularza kontaktowego dla pracowników.
[1]Wg stanu na styczeń 2015 r. Specjalistą ds. zgodności Grupy jest Jean-Luc Barlet.