Kadrowo-płacowe aktualizacje prawne: II kwartał 2021

1. Elektroniczne skrzynki doręczeniowe

Od dnia 1 lipca 2021 roku systematycznie zostaje wprowadzane stosowanie elektronicznych skrzynek doręczeniowych służących do wysyłania oraz odbierania pism formalnych, to jest takich, dla których wymagane jest wystawianie potwierdzenia doręczenia (tzw. skrzynka do doręczeń) na podstawie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Taką skrzynkę do doręczeń otworzyć będzie mógł zarówno każdy obywatel, jak i wszystkie osoby prawne. Doręczenia na skrzynkę będą mieć taki sam skutek jak doręczenia w postaci listu poleconego lub listu ze zwrotnym poświadczeniem odbioru. Podmiotom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego oraz osobom prowadzącym działalność gospodarczą, skrzynki zostaną utworzone z urzędu. Ponadto, do posiadania skrzynki zobowiązane będą osoby wykonujące zawód członków korporacji prawniczych, tj. radców prawnych czy adwokatów, doradców podatkowych, rzeczników patentowych itp. Dla wszystkich innych podmiotów skrzynki będą zakładane na wniosek tych podmiotów.

2. Wdrożenie PPK dla osób zatrudnionych w zagranicznych podmiotach

Obowiązek wdrożenia PPK ma zastosowanie również w odniesieniu do podmiotu zatrudniającego, który nie ma siedziby lub miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Oznacza to, że zagraniczny podmiot zatrudniający, który posiada NIP i jest zgłoszony w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne, zobowiązany jest utworzyć pracownicze plany kapitałowe na zasadach ogólnych, zawierając umowę o zarządzanie PPK oraz umowę o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w terminach wynikających z art. 134 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Jednakże na mocy zapisów zawartych w art. 5 wspomnianej ustawy podmiot zatrudniający, który nie ma siedziby lub miejsca zamieszkania na terytorium RP, może uzgodnić z osobą zatrudnioną, że spoczywające na nim obowiązki wynikające z ustawy będą wypełniane w jego imieniu przez tę osobę zatrudnioną w okresie jej zatrudnienia w tym podmiocie zatrudniającym.

3. PESEL identyfikatorem podatkowym cudzoziemców

Identyfikatorem podatkowym cudzoziemców nieprowadzących działalności gospodarczej jest od 1 maja 2021 r. numer PESEL. Osoby, którym przed tym dniem został nadany NIP, mają miesiąc na uzyskanie numeru PESEL.

4. Kody zawodów

Z dniem 16 maja 2021 roku został wprowadzony obowiązek wskazywania na drukach zgłoszeniowych ZUS ZUA i ZUS ZZA informacji o wykonywanym przez ubezpieczonego zawodzie.

Zgodnie z informacją podaną przez ZUS - wskazywany na dokumentach ZUS ZUA i ZUS ZZA kod wykonywanego zawodu powinien być zgodny z obowiązującą klasyfikacją zawodów, podaną w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz. U. z 2018 r. poz. 227).

5. Zawieszenie instytucji "domniemanego doręczenia” na czas pandemii

Zgodnie z art. 98 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. poz. 695 ze zm.), dalej ustawy, nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 ze zm.), których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów.

6. W czasie pandemii jednostronnie udzielić można zaległego urlopu wypoczynkowego

Zgodnie art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 1842 z późn. zm.), w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni.