Digitalizacja HR w ujęciu procesów kadrowo-płacowych

Rzeczywistość, w której funkcjonują współczesne firmy jest dynamiczna. Pojawiają się nowe potrzeby i trendy. Zmiany zachodzące w otoczeniu biznesowym związane ze sposobami komunikacji, ustalaniem priorytetów, celów, działań oraz bezpieczeństwem stają się coraz bardziej wymagające. Utrzymanie efektywności pracowników, ciągłego przepływu informacji czy dostępu do danych stanowi prawdziwe wyzwanie.  

Niezbędne staje się przystosowanie do zmieniających warunków i potrzeb otoczenia, w tym ciągłe doskonalenie wyznaczanej strategii organizacji oraz systemów i narzędzi. Automatyzacja procesów i rozwiązań jest konieczna.  

Czym jest digitalizacja HR w ujęciu procesów kadrowo-płacowych? 

Jest to wyeliminowanie dokumentów papierowych i przejście na ich cyfrowy obieg. To również odpowiednie gromadzenie i wykorzystywanie danych dotyczących całego cyklu zatrudnienia. Na ich podstawie kadra zarządzająca może podejmować właściwe decyzje związane z zarządzaniem pracownikami oraz optymalizacją procesów. Warto pamiętać, że systemy informatyczne wspierające procesy kadrowo – płacowe, są tak dobre jak dane, które są w nich przetwarzane a informacje i wskaźniki dotyczące wynagrodzeń, rotacji, poziomu absencji, rezerw urlopowych czy kosztów zatrudnienia, mogą być na bieżąco analizowane, raportowane i monitorowane.  

Innowacyjne rozwiązania technologiczne i organizacyjne pozwalają przeciwdziałać problemom organizacji i działów personalnych oraz usprawniać ich pracę, na przykład poprzez skierowanie wybranych procesów HR-owych do dostawców zewnętrznych. Chodzi tutaj oczywiście o usługi outsourcingowe. Taki model współpracy sprzyja optymalizacji czasu i działań po stronie wewnętrznych zespołów HR. Dostawcy zewnętrzni przejmują określony zakres działań i odpowiadają za bieżące wsparcie, aktualizacje systemów i oprogramowań, dostosowanie ich do bieżących przepisów prawnych oraz zapewnienie odpowiedniej wiedzy merytorycznej i eksperckiej w zespołach.

Korzyści płynące z digitalizacji  

Warto zwrócić uwagę na fakt, że cyfryzacja HR oraz uruchomienie procesów workflow przekłada się na optymalizację kosztów. Ograniczone zostaje zużycie papieru, drukarek i tonerów. Organizacje stają się tym samym bardziej przyjazne dla środowiska. Korzystanie z systemów i aplikacji przekłada się także na usprawnienie pracy managerów i pracowników, na przykład poprzez elektroniczny obieg informacji i e-wniosków. Mogą być one związane między innymi z nieobecnościami, czasem pracy, czy też zmianą danych personalnych. Obecnie platformy dają pracownikom możliwość bieżącego wglądu w dane, uzyskania informacji o wynagrodzeniu czy rocznych deklaracjach PIT. Takie podejście ułatwia managerom dostęp do informacji o zespołach dotyczących m.in.: czasu pracy, warunków zatrudnienia, absencji, szkoleniach BHP czy badaniach lekarskich. Jest to szczególnie ważne w firmach o rozproszonej strukturze. Automatyzacja procesów i implementacja nowych funkcjonalności to nie tylko oszczędność czasu, ale także ograniczenie nakładów finansowych przedsiębiorstwa w danym okresie oraz poprawa jakości dostępu do danych i informacji.  

Dostawcy oprogramowania oferują także rozwiązania umożliwiające udział w wielu procesach HR poprzez cyfrowe podpisywanie dokumentów, które gromadzone są automatycznie w elektronicznych aktach pracowników. Takie rozwiązanie jest w pełni zgodne z prawem. Cyfryzacja umożliwia również wykonywanie pracy zdalnie lub w modelu hybrydowym, co przekłada się na zachowanie ciągłości procesów kadrowo-płacowych z uwzględnieniem przepisów oraz terminów. Dzięki cyfryzacji tego obszaru, sam przepływ informacji staje się również znacznie sprawniejszy. Eksperci mają chociażby możliwość automatycznego i zbiorczego importu danych z arkuszy xls. do systemu HR. Powyżej wymienione funkcjonalności oprogramowania okazały się niezwykle skuteczne, zwłaszcza w okresie pandemii.  

Etapy transformacji 

Przy założeniu kompleksowego podejścia do poprawy efektywności, automatyzacji i dostępności do danych istotnych dla HR oraz całej organizacji, możemy wyróżnić kilka następujących po sobie kolejno etapów transformacji. Najważniejszym etapem w procesie digitalizacji HR w ujęciu procesów kadrowo-płacowych jest analiza potrzeb, oczekiwań i możliwości. W dalszej kolejności następuje weryfikacja stanu obecnego, wskazanie docelowego przebiegu i modelu procesów HR oraz stworzenie szacowanego harmonogramu działań. Kolejny krokiem jest implementacja, szkolenia z funkcjonalności, testy oraz przeniesienie zaakceptowanego rozwiązania na produkcję. Prace analityczne są kluczowym czynnikiem, który wpływa na powodzenie całego procesu związanego z digitalizacją procesów HR. Zatem do najważniejszych korzyści płynących z digitalizacji procesów HR, w tym procesów kadrowo-płacowych, należą: usprawnienie obiegu informacji, szybszy dostęp do danych oraz możliwość ich analizy i monitorowania, bezpieczeństwo przetwarzanych danych, sprawniejsza realizacja zadań, a także poprawa komunikacji i logistyki dokumentów.

Warto inwestować w nowoczesne rozwiązania dotyczące automatyzacji oraz transformacji organizacji. Digitalizacja procesów HR to nie tylko popularny trend, to nadchodząca przyszłość. Profesjonalne firmy outsourcingowe funkcjonujące na rynku, powinny odpowiadać na powyższe potrzeby oraz wymagania biznesowe poprzez wprowadzanie nowoczesnych systemów i oprogramowań, dostosowanych do obowiązujących przepisów oraz wiedzy eksperckiej.