Kadrowo-płacowe aktualizacje prawne: II kwartał 2023

1. Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców

Przygotowywana jest kolejna propozycja pakietu zmian, zapowiedziana przez Rząd, która ma poprawić środowisko prawne i instytucjonalne dla przedsiębiorców. Proponowane zmiany to, m.in.:

• zminimalizowanie wizyt przedsiębiorców w urzędach. Wizyty będą konieczne tylko w wyjątkowych przypadkach, a instytucje państwowe będą głównie korzystać z e-maili lub listów,
• brak wymogu i żądania od przedsiębiorcy posługiwania się pieczątką, a jej brak nie będzie powodem uznania pisma za niekompletne,

usprawnienie zasad kontroli w firmach dzięki zawiadomieniu przedsiębiorcy o kontroli i doręczeniu listy dokumentów i informacji, które będą niezbędne podczas kontroli, a dokumenty będzie można dostarczać do urzędów na nośnikach elektronicznych zamiast w formie papierowej.

2.  Zmiany w kodeksie pracy

W kwietniu 2023 r. weszły w życie dwie nowelizacje Kodeksu pracy. Z dniem 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie regulacje dotyczące pracy zdalnej i badania trzeźwości, natomiast 26 kwietnia br. weszły w życie ważne zmiany do Kodeksu pracy, które wdrożyły dwie unijne dyrektywy dotyczące przejrzystości i przewidywalności warunków pracy w Unii Europejskiej oraz wprowadzenia równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Ostatnia dyrektywa wprowadziła do polskiego Kodeksu pracy m.in. zmiany w urlopach rodzicielskich, elastyczną organizację pracy przysługującą rodzicom opiekującym się dzieckiem do 8 lat, dodatkowe zwolnienia z pracy, tj. urlop opiekuńczy w celu zapewnienia opieki nad członkiem rodziny, zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

3. Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego z dniem 1 lipca 2023 r.

Projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia opublikowany na stronach Rządowego Centrum Legislacji przewiduje odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego z dniem 1 lipca 2023 r. Tym samym utraciłoby moc rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 12 maja 2022 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego, które przewidywało, m.in.:

• zawieszenie obowiązku wykonywania profilaktycznych badań okresowych pracowników,
• zawieszenia obowiązku przeprowadzania okresowych szkoleń bhp,
• możliwości jednostronnego udzielenia przez pracodawcę zaległego urlopu wypoczynkowego w wymiarze do 30 dni,
• zawieszenia obowiązku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz odprowadzania odpisu na ZFŚS,

czasowego przeniesienia pracownika samorządowego do pracy w innej jednostce.

4. Zmiany w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej

Wraz ze zmianami wprowadzonymi do Kodeksu pracy, zmianie uległo również Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 ze zm.). Zmiany w Rozporządzaniu polegają na dodaniu dokumentacji dotyczącej nowych uprawnień pracowniczych, wprowadzonych nowelizacji do Kodeksu pracy, m.in. wniosku o ubieganie się i korzystanie ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148[1] K.P.), wniosku pracownika o ubieganie się i korzystanie z urlopu opiekuńczego (art. 173[1] K.P.) oraz dokumentacji związanej z pracą zdalną.

5. Nowy wzór świadectwa pracy

Zmiana w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862) rozszerzyła katalog informacji, które pracodawca ma obowiązek zamieszczać w świadectwie pracy.

Rozszerzeniu uległ katalog informacji zamieszczanych w treści świadectwa pracy niezbędnych do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, m.in. o:

• zwolnienie od pracy przewidziane w art. 148[1] K.P., wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (nowy pkt 5a w § 2 w ust. 1 Rozporządzenia z dnia 30 grudnia 2016 r.),
• urlop opiekuńczy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (nowy pkt 6a w § 2 w ust. 1 Rozporządzenia z dnia 30 grudnia 2016 r.),
• okres pracy zdalnej, przewidzianej w art. 67[33] K.P., wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (nowy pkt 12a w § 2 w ust. 1 rozporządzenia z dnia 30 grudnia 2016 r.).

 Nowy wzór świadectwa pracy obowiązuje od 23 maja 2023 r.

6. Nowe rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień rodzicielskich

W Dzienniku Ustaw z dnia 17 maja 2023 r., pod poz. 937, zostało opublikowane Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Jest to nowy akt wykonawczy zastępujący poprzednie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w tej samej sprawie (Dz. U. poz. 2243).

Nowe Rozporządzenie określa niezbędną treść poszczególnych wniosków składanych przez pracownika, który chce skorzystać z danego uprawnienia związanego z rodzicielstwem. Chodzi tu o wnioski dotyczące:

• udzielenia części urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub jego części, urlopu rodzicielskiego lub jego części i urlopu ojcowskiego lub jego części,
• rezygnacji z części urlopu macierzyńskiego i części urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego takiego urlopu,
• udzielenia urlopu wychowawczego lub jego części,
• obniżenia wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego.

7. Zmiany w przepisach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji 25 maja 2023 r. został opublikowany projekt Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (nr druku RCL 135).

Planowane zmiany w Rozporządzeniu będą polegały m.in. na:

• modyfikacji definicji stanowiska pracy,
• uchyleniu definicji systemu komputerowego,
• dookreśleniu, że przepisów rozporządzenia nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
• nadaniu nowego brzmienia załącznikowi do Rozporządzenia, który określa minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe.

Projekt nakłada na pracodawców obowiązek dostosowania w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie projektowanego Rozporządzenia stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe utworzonych przed dniem wejścia w życie projektowanego Rozporządzenia.

W przypadku gdyby chcieli Państwo omówić powyższe zmiany, uprzejmie prosimy o kontakt z pracownikami Działu Usług Kadrowo-Płacowych spółki Mazars Polska Sp. z o.o.